Disdonado de propagandiloj kaj informiloj. Universala Kongreso estas la plej bona okazo por informi la movadan publikon pri iu nova iniciato, pri specialaj agadoj de via faka asocio, por reklami novan eldonaĵon aŭ revuon, fari donacon al ĉiuj kongresanoj, por anonci iun renkontiĝon, kursaron, varon. La plej efika maniero estas enmeti la informilon en dokumentujon kiun ricevas ĉiu kongresano. Tiu servo estas aparte pagenda (275 EUR), kaj necesas peti permeson de la Estraro de UEA por disdonado. Neniu dokumento rajtas esti distribuata en la kongresejo sen permeso de la Estraro.

Salonmendoj kaj standoj (budoj). Ĉiuj fakaj asocioj konataj al UEA ricevis salon-mendilon por sia kunveno dum la UK, se ili tion bezonas. Salonmendoj devas atingi la Centran Oficejon ĝis la 1-a de marto de la Kongresa jaro.

Malfruajn mendojn oni traktas malprioritate, kaj eblas postuli por ili ekstran pagon. Salonon por kunveno ne povas mendi individuo (ekz. por prelego), sed nur asocioj. Se via asocio ankoraŭ ne ricevis la mendilon, bv. peti ĝin ĉe la konstanta adreso. Asocioj, movadoj, firmaoj, eldonejoj, revuoj aŭ grupoj kiuj volas aparte efike informi kongresanojn, disdoni broŝurojn, kolekti kotizojn k.s., povas mendi standon dum la Kongreso (320 EUR). Tiujn budojn oni ne rajtas uzi por komercaj celoj (vendado de libroj, insignoj k.s.), sed jes por kolekti mendojn kaj donacojn.

Kongresa Libroservo. Universala Kongreso estas okazo ankaŭ por aktualigi vian bibliotekon, aĉetante en la plej riĉa E-vendejo de la jaro: la Kongresa Libroservo. Multaj novaj libroj, interalie el la kongreslando mem, estos unuafoje lanĉitaj en la Kongresa Libroservo, en kiu plurajn titolojn eblos aĉeti ankaŭ kun speciala rabato. La Kongresa Libroservo havas ekskluzivan rajton vendi librojn kaj aliajn esperantaĵojn dum la UK. Se vi aŭ via asocio volas vendigi viajn eldonaĵojn, necesas ke vi ofertu ilin al la Libroservo de UEA (CO) minimume tri monatojn antaŭ la Kongreso.

Bazaro. La Kongresa Libroservo vendas ankaŭ kasedojn, kompaktdiskojn, vidbendojn, monerojn kaj filatelaĵojn, sed principe ne pretas vendi neesperantaĵojn. Por tiaj varoj oni foje organizas Kongresan Bazaron. Interesitoj kontaktu la Centran Oficejon por peti pliajn detalojn. Ekster la Libroservo kaj la Bazaro oni ne rajtas vendi aŭ kolekti monon por iu ajn celo.

Pagmanieroj. Estas diversaj kontoj kaj manieroj per kiuj oni povas pagi siajn Kongresajn mendojn. Elektu tiun kiu estas por vi la plej oportuna kaj plej malmultekosta. Tamen bv. noti ke la plej sekura kaj rapida vojo estas poŝta aŭ banka monĝiro. Se vi mendas proksime al la limdatoj, bv. ankaŭ noti ke pagoj al poŝtaj kontoj ekster Nederlando (en Germanio, Svedio ktp) povas foje daŭri eĉ unu monaton. Nepre konsideru malfermon de konstanta konto ĉe UEA, ĉar tio havas plurajn avantaĝojn. Bonvolu ĉiam sendi pagojn kaj rilatajn mendilojn al la sama instanco. Kotizojn kaj donacojn al la bonfaraj kasoj oni prefere pagu al la landa peranto (vidu la liston de la oficialaj perantoj sur la interna dorskovrilo).

Pagojn por loĝigo, ekskursoj, bankedo kaj flugbileto faru rekte al Universala Kongreso de Esperanto en unu el la jenaj manieroj:

- poŝta ĝirkonto: nederlanda konto 62 73 37 (ĝiroficejo Den Haag) je la nomo de Universala Kongreso de Esperanto en Rotterdam.

- banko: per banka ĝiro al konto 42.69.01.444 je la nomo de Universala Kongreso de Esperanto ĉe ABN-AmRo Bank, Rotterdam.

- poŝtmandatoj: sendu internacian aŭ nederlandan poŝtmandaton rekte al la konstanta adreso.

- UEA-konto: personoj kun sufiĉa bonhavo ĉe UEA povas sendi mendilojn kaj peti debeton al sia persona konto.

- monbiletoj: oni povas sendi monbiletojn (en euroj aŭ valuto ŝanĝebla al eŭroj) al la konstanta adreso, prefere en registrita koverto.

- al la poŝtokonto en la nomo de Universala Esperanto-Asocio en:

Belgio: 000-1631831-97

Germanio: Koln 3182.91.509 BLZ 370 100 50

Svedio: 74374-0

Svislando: Bulle 12-2310-0.

Se vi pagos per banka ĉeko, bv. sendi ĝin al la konstanta adreso (sube). La ĉeko estu en eŭroj. Pagante per banka ĝiro aŭ ĉeko de ekster Nederlando, nepre aldonu 9,50 eurojn por la bankkostoj. Prefere ne sendu ĉekojn kiuj ne estas titolitaj al unu el la bankoj en Nederlando. Kostoj por ili povas esti tre altaj. Ne forgesu ĉiam klare indiki la celon de via pago. Loĝantoj de la Kongresa lando sendu mendilojn kaj pagojn al la kasisto de LKK.

N.B. UEA havas ankaŭ aliajn bankkontojn, je dispono de la Asocio, do ne de la Kongresa Administracio (vd. Jarlibron 2003, p. 33-34). Prefere ne sendu Kongres-celajn pagojn al tiuj kontoj, ĉar la traktado povas daŭri pli longe.

Kreditkartoj. Eblas pagi ankaŭ per kreditkartoj Visa, Eurocard, Mastercard, Access kaj American Express, indikante la numeron de la karto, la daton ĝis kiam ĝi validas, kaj la tri kontrolciferoj malantaŭ la kartoj (CVC-numero).

En tiu kazo la pagata sumo tamen devas esti plialtigita je 5% pro administraj kostoj, tiel ke por grandaj sumoj estas konsilinde uzi alian pagomanieron.

Asekuro. La kongreskotizo ne inkluzivas asekuron kontraŭ akcidento aŭ malsano de aliĝinto dum la Kongreso. Necesas do ke ĉiu aliĝinto zorgu mem pri taŭga asekuro. La Kongreso mem ne repagas mendojn (ekz. por loĝado, ekskursoj, bankedo), se la malmendo venas post la difinita limdato. Ĉar temas pri relative grandaj monsumoj, estas konsilinde asekuri sin kontraŭ eventuala nepartopreno. Pri tio konsultu vian kutiman asekuriston.

Donacoj. La Kongreso bonvenigas donacojn por la ĉi-subaj celoj:

Adoptaj Gepatroj: subvencias partoprenon en la Internacia Infana Kongreseto de infanoj el landoj kun transpagaj problemoj.

Fondaĵo Canuto: helpas membrigon al UEA de esperantistoj el landoj kun transpagaj problemoj.

Triamonda Kaso: helpas al kongresanoj el triamondaj landoj.

Blindula Kaso: helpas al blindaj kongresanoj.

Volontula Fondaĵo: subtenas volontulan servon ĉe la Centra Oficejo.

Ĝenerala Kaso: por la ĝenerala subteno al la organizado de la UK.

Mencio pri ĉiu donacinto aperos en la Kongresa Libro kaj en la revuo Esperanto.